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전자거래기본법 개정에 따른 BUSINESS 환경변화
전자거래기본법 시행에 따른 비용 절감과 Workflow 개선

경영과제

전자문서시대_경영과제

전자기본법 개정에 따른 Business 환경변화
전자거래기본법 시행에 따른 비용 절감과 Workflow 개선

법적 효력이 확대된 전자문서법
국내 전자거래기본법은 1999년 2월 8일 법률 제5834호로 제정된 뒤, 영업비밀보호,전자거래 전문인력 양성, 전자거래 결제제도 정비 및 공공부문의 전자조달 확산등에 관한 조항이 보강된 1차 개정이 2001년 3월30일부터 시행되었고, 2005년 10월1일부터는 2차 개정된 전자거래기본법이 시행 중에 있습니다.

[ 2005년 2차 개정의 핵심 사항 ] 은 아래와 같습니다.

A. 전자문서 효력의 적용 대상 확대 (개별 법률의 전자문서 규정 정비)

각종 문서 또는 자료의 작성,보고 등이 전자문서의 형태로 이루어진 경우에도 문서로서 동등 한 효력을 가지도록 전자거래기본법 제4조 후단 및 별표를 신설 (정부 제출,신고,공문서 등은 제외)

별표에 규정된 법률 조항에서 전자문서의 사용 허용: 법률의 구체적인 조문을 일괄하여 규정 (27개 법률, 56개 조항)

B. 공인전자문서 보관소 지정 제도

산업자원부장관의 지정을 받아 타인을 위하여 전자문서를 보관 또는 증명 하거나 그밖에 전자문서와 관련된 업무를 수행하는 자 (법 제2조8호 정의) 전자문서를 보관, 증명하는 믿을 수 있는 제3자 기관

관계법령이 정하는 전자문서의 보관에 갈음하여 전자문서를 보관하는 기능

[ 참조 ] : 전자문서의 보관이 관계법령이 정하는 보관에 갈음하기 위한 요건

[법 제5조제1항]
1. 전자문서의 열람 가능
2. 전자문서가 작성 및 송신,수신된 때의 형태 또는 그와 같이 재현될 수 있는 형태로 보존
3. 전자 문서의 작성자, 수신자, 송신 및 수신일시 등의 사항의 보존

전자문서 활용방안
종이문서의 전자화는 종이를 중심으로 구축되던 기업의 비즈니스 프로세스에 큰 변화를 가져올 것입니다. 종이사용 감소로 인한 비용절감 뿐만 아니라 견적서나 발주서, 계약서, 청구서 발행, 원본의 검색이나 열람, 서명 결재 등 일반적인 사무 업무 프로세스의 효율적 변화를 기대할 수 있게 됩니다.

이를 추진하기 위해서는 예전과 같은 부문단위에서의 검토가 아닌 전 부문을 통틀어 회사 전체적인 비즈니스 프로세스의 재검토가 필요합니다. 문서의 전자화를 통해 문서관리 시스템을 구축하면, 기업의 전반적인 비즈니스 프로세스 매니지먼트(Business Process Management)를 한층 더 효율적으로 활용할 수 있는 기반을 마련할 수 있으며, 업무의 흐름이나 조직 구조를 분석하고 비즈니스 프로세스를 최적화할 수 있는 보다 높은 가능성이 열립니다.

비용 대비 최대 효과
전자거래기본법의 핵심사항은 작성된 전자데이터 원본을 그대로 저장하는 것을 인정할 뿐만이 아니라 원본이 종이인 문서에 대해서도 스캐너 등으로 이미지 Data화한 것을 전자적 원본으로 인정한다는 것입니다.

이를 활용하기 위해 전자문서의 원본성 확보를 위한 인증기술을 이용하고, 전자 데이터를 기초로 한 비즈니스 프로세스 확립에 필요한 비용을 생각하지 않을 수 없습니다. 즉 새로운 IT투자와 주어진 장점의 균형을 어떻게 해결할 것인지가 핵심이 되는 것입니다.

원본이 작성된 날부터 오늘까지, 변경사항이 없음을 증명하기 위한 시각 인증(타임 스탬프)과 전자 서명의 도입에 대해서는 이미 상용화된 서비스를 활용할 수 있기 때문에 비용을 산출하기 쉬우며, 계약서 등의 전자문서화를 위한 스캔 작업 역시 복합기 등 디지털 기기들을 통해 간단히 해결할 수 있습니다.

그러나 문서 관리, 즉 기업의 경영 보고인 전자 정보들을 단순히 ‘처리’만 하는 것이 아니라, ‘지식’으로서 유기적으로 활용할 수 있게 하려면 ERP나 Back-end의 기간시스템과 연결하는 것이 중요하며 이 부분을 최적의 비용으로 효율적으로 구축할 수 있는지 여부가 핵심이 됩니다.

또한 전자문서를 기반으로 한 새로운 비즈니스 흐름 속에서 일하는 사람들의 지식과 작업효율도 중요합니다. 복사기와 종이문서로 일해온 사람들이 ERP 화면을 바로 사용하기란 어려울 수도 있습니다. 또한 종이문서의 스캔 작업에 대해서도 기기에 문서를 일일이 맞추어 놓고 스캔한 후, 컴퓨터에서 마무리 작업을 하는 것도 번거로운 일입니다. 디지털 복합기에서 문서를 읽어들이는 작업 하나만으로도 기간시스템에 데이터가 자동으로 업로드되는 장치도 필요할 것입니다.

전자거래기본법은 가이드라인은 있으나 실제 전자문서관리의 기술적 기반에 대해서는 아무런 표준안도 제시하지 않고 있습니다. 위와 같은 과제를 해결하지 않으면 결과적으로 비용증감이 초래되며 전자거래기본법의 장점을 활용할 수 없다는 점에 주의해야 합니다.

전자거래기본법의 의의는 전자거래기본법은 어떤 이유로 「자필」부분이 있어 종이로 관리할 수밖에 없는 것 또는 컴퓨터를 이용해서 타이핑한 문서는 존재하지만 원본 데이터가 없어진 것 등에 대해서도 전자문서의 원본성을 확보하는 기술을 적용하는 것을 조건으로 그 문서의 스캔 데이터를 원본으로 인정하는 것입니다.

전자거래기본법은 이렇게 종이문서로 관리할 수 밖에 없었던 영역에 대해서 전자화로 인한 큰 변화를 가져 올 것으로 예상됩니다.

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