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ApeosWare Management Suite 2

스마트하고 강력해진 문서 커뮤니케이션

개요

문서를 통해 비즈니스 커뮤니케이션을 촉진하다

복합기, 프린터, 팩스 수 증가, 모바일 활용에 대한 니즈 확대...
사무 기기의 수가 늘어나고, 업무 방식도 다양해지면, 관리 업무의 과중, 정보 유출의 위험성 대두, 비용 증가, 출력 지체, 작업 지연 등의 문제도 늘어나게 됩니다.
ApeosWare Management Suite 2는 장비 및 장비 사용량 관리, 인증, 출력, 로그 수집, 문서 배포를 종합적으로 수행하는 통합 문서 관리 소프트웨어로서 고객의 비즈니스에 높은 가치를 제공합니다.

문서 라이프 사이클 지원문서

특징

관리 업무 과중, 정보 유출 위험성, 비용, 출력 지체, 작업 지연 등 문서 입출력과 관련된 다양한 과제를 개선 및 해결

 

시각화

뛰어난 디자인과 가시성으로 사용자 배려

관리자는 매뉴얼을 보지 않아도 필요한 설정이나 조작을 완료하고, 사용자는 복잡한 과정을 거치지 않고 원하는 서비스에 신속히 액세스할 수 있는 시스템 환경을 제공합니다. 보기 편리한 인터페이스, 설정 및 조작의 용이성, 가시성으로 조작의 번거로움을 해소하여, 시스템 운용을 원활화할 수 있습니다.

  • 직관적인 인터페이스(관리자 UI/복합기 조작 패널/모바일 기기)
  • 간편한 설치 및 설정
  • 집계 보고서 생성
  • 사용자의 이용 상황 표시

 

통합 관리

작성 배포 처리 저장 폐기 사이클을 효율적으로 관리

ApeosWare Management Suite 2로 문서 라이프 사이클을 통합 관리하여 관리자와 사용자의 문서 업무 효율을 높이고, 거버넌스를 강화할 수 있습니다. 장비를 그룹화하여 등록, 설정 상태 관리, 적절한 사용자 프로필 적용 등을 통해 이러한 통합 관리가 가능합니다.

  • 장비 관리
  • 사용자 관리
  • 프린트 관리
  • 비용 관리

 

연결성

변화하는 업무 환경에 맞춰 비즈니스 프로세스 개선

고객은 일상 업무에서 복합기와 PC, 업무 시스템, 클라우드 서비스 등 다양한 기기와 시스템을 사용하여 정보를 주고받습니다. ApeosWare Management Suite 2는고객이 사용하는 다양한 기기, 시스템과 연결되어, 문서의 입출력을 원활화합니다.

  • 문서 관리 서비스와 연결
  • 규칙을 설정하여 문서 배포

 

유연성

고객의 환경에 맞춰 시스템 구축

고객마다 사용하려는 기능과 처리하려는 데이터의 양이 다릅니다. ApeosWare Management Suite 2는 Entry Edition과 Enterprise Edition 이렇게 두 가지 버전이 있어, 필요한 기능에 맞춰 선택할 수 있습니다.

  • Entry Edition과 Enterprise Edition 이용 가능
  • IT 니즈에 부응하는 유연한 시스템 구성

 

더욱 편리해진 신규 버전

  • 복잡한 비용 산출도 간편하게
  • 규칙을 설정하여 불필요한 출력 억제
  • 스캔 문서 저장도 원활
  • 모바일 기기에서의 출력도 간편

직관적인 인터페이스/조작 방법이 보인다

“나같이 바쁜 관리자가 설정 순서를 확인하려고 매뉴얼을 찾아보기는 좀 번거로운데...”

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사용하면서 조작법을 익히는 "관리자 UI"
직관적인 인터페이스 덕분에, 매뉴얼에 의지하지 않아도 설정과 조작이 용이합니다. 관리자가 ApeosWare Management Suite 2 조작법을 익히기 위해 들여야하는 시간과 노력을 줄일 수 있습니다.

메가 메뉴/관리자 포털     

“가능한 한 복잡한 과정을 생략하고 복합기를 사용하고 싶은데...”

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조작 패널에 메뉴를 표시
복합기 조작 패널에 ApeosWare Management Suite 2 메뉴가 제공되어, 사용하려는 서비스에 신속하게 액세스할 수 있습니다. 복합기의 오리지널 메뉴를 조작하는 것과 동일한 방식으로 본 서비스나 외부 연결 시스템에 액세스할 수 있습니다.

조작 패널 
조작 패널

“사무실로 가져 온 모바일 기기를 PC처럼 사용할 수 있다면 좋을텐데...”

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모바일 기기에서도 직관적으로 조작
모바일 기기 전용 애플리케이션을 제공합니다. ApeosWare Management Suite 2에 등록한 장비, 사용자, 설정 정보를 모바일 기기에도 적용하여, 직관적인 UI에서 직접 출력, 스캔할 수 있습니다. QR 코드* 를 사용하여, 출력 스캔을 수행할 장비를 손쉽게 지정할 수 있습니다.

모바일 기기 UI 화면
모바일 기기 UI 화면

* QR코드는 일본 및 여러 나라에서 DENSO WAVE INCORPORATED의 등록상표입니다.


간편한 설치 및 설정/설정 순서 시각화

“IT 담당자도 없는데 설치를 잘 할 수 있을지 걱정되네...”

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익숙지 않은 사용자도 손쉽게 설정
Entry Edition에는 화면의 안내에 따르기만 하면 설정을 완료할 수 있는 간편 설정 기능이 탑재되어 있습니다. 사용자가 직접 설치와 초기 설정을 할 수 있어, 도입에 드는 시간과 비용을 절약할 수 있습니다.

간편 설정 / Welcome 화면
간편 설정 / Welcome 화면

간편 설정 화면
간편 설정 화면

 

이용 상황 표시/조작 패널에 표시됨

“비용에 대한 사용자 개개인의 의식 제고”

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로그인하면 조작 패널에 사용자의 이용 상황을 표시
사용자의 이용 상황을 금액으로 표시할 수 있습니다. 컬러 비율, 양면 비율, N-up 비율 등 관리자가 설정한 목표치와의 차이를 표시. 목표를 달성한 사용자에게는 표시되지 않도록 자동 제어가 가능하여, 관리자의 부담을 덜어 주는 한편 비용에 대한 사용자의 의식을 제고할 수 있습니다.

이용 상황 표시


집계 보고서 생성/이용 상황 시각화

“장비를 적정하게 배치하고, 과도한 사용을 억제하기 위해서라도 장비 이용 상황을 파악하고 싶은데...”

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30여 가지에 이르는 다양한 보고서 생성
장비 사용자, 출력 매수, 용지 크기, 시각 등의 정보가 담긴 작업 로그를 바탕으로, 웹 브라우저에서 다양한 보고서를 생성할 수 있습니다. ApeosWare Management Suite 2에서는 본 기능을 대폭 강화하여, 다섯 가지에 이르는 다양한 보고서를 생성할 수 있습니다.

웹 기반 보고서 생성 화면
웹 기반 보고서 생성 화면

종합 사용량 분석 보고서
종합 사용량 분석 보고서

사용자별 장비 사용료 보고서
사용자별 장비 사용료 보고서

전력 사용량 보고서
전력 사용량 보고서

사용료 분석 보고서
사용료 분석 보고서 

 

주요 기능
  • 웹 기반 집계 보고서
  • 맞춤 설정
  • 다양한 출력 형식 지원(웹/PDF/Office 문서)
  • 자동 보고서 설정(이메일 전송/공유 폴더 저장)

장비 관리/그룹 단위로 관리하여 업무량 경감

“장비 대수가 증가하면, 관리자의 부담도 함께 증가...”

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설정 정보 통합 관리
장비 그룹을 만들어, 관리할 장비를 그룹에 등록할 수 있으며, 설정 정보를 일원 관리하여, 모든 장비에 설정을 동시에 적용할 수 있습니다. 따라서 장애가 발생해도 재설정이 쉽습니다.

장비 일괄 설정     


장비 상태를 이메일로 알림

장비 상태를 모니터링하여 이메일로 알려 주는 기능입니다. 용지 부족, 용지 걸림 등의 문제를 적시에 해결할 수 있습니다.

복합기의 패널 설정 일괄 관리

복합기의 조작 패널 버튼을 서버에서 일괄 등록하여, 설치 시간을 크게 단축할 수 있습니다. 

주요 기능
  • 장비 및 장비 그룹 관리
  • 장비 자동 등록
  • 장비 데이터 반영
  • 인증/집계 설정
  • 장비 상태/미터 정보 표시
  • 상태 알림 설정
  • 작업 로그 수집 상태 표시

 

사용자 관리/부서, 직위별로 구분하여 안전하게 관리

“많은 사람들이 장비를 사용하는 환경에서 보안은 괜찮을까...”

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사용자 인증으로 보안 강화
누가 장비를 사용하는지 확인하기 위해, 장비 로그인 시 사용자 인증 과정을 거칩니다.

장비 사용 권한을 세세하게 제한
개인이나 부서, 직위 단위로 장비의 기능 사용 및 컬러 출력을 제한하여, 보안 강화, TCO 절감 효과를 누릴 수 있습니다.

사용 제한을 세분화     

 
사용자 정보 등록도 손쉽게
사용자 정보를 LDAP, SQL 서버, Active Directory 그리고 CSV 파일에서 가져올 수 있어서 보다 효율적으로 등록 및 관리할 수 있습니다.*
* 사용자가 직접 복합기 조작 패널이나 PC에서 카드 ID를 등록할 수 있습니다.

주요 기능
  • 사용자 및 사용자 그룹 관리
  • 액세스 프로필 설정
  • 외부 인증 서버(도메인)과 연결
  • 사용자 정보 가져오기
  • 계정 정보 가져오기*
  • 인증 기능 설정
  • 사용자 카드 ID 자가 등록
  • Fuji Xerox Direct 페더레이션

* Entry Edition의 경우 옵션입니다.

 

프린트 관리/규칙을 설정하여 효율적으로 출력

“사용자의 의식에 기대지 않고 비용을 절감하고 싶은데...”

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'프린트 규칙'을 설정하여 낭비 최소화
'대량 작업은 고속 양면 인쇄', '이메일은 흑백 인쇄' 등 출력 시의 규칙을 설정할 수 있습니다. 따라서 사용자의 의식 제고 없이도 낭비 없는 출력이 가능합니다.

프린트 규칙 설정의 예

“급히 출력해야 하는데 복합기가 사용 중이네...”

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온디맨드 프린트*로 신속하게
프린트 작업을 서버에 임시 저장해 두었다가, 원하는 복합기에서 사용자 인증을 받은 후 출력하는 '온디맨드 프린트*' 기능. 잘못 설정한 작업도 출력 전에 삭제할 수있습니다.
* 온디맨드 프린트는 Entry Edition의 경우 옵션이며, Enterprise Edition의 경우 기본 지원됩니다.

서버의 웹 UI에서 파일을 업로드하여 프린트 가능.
서버의 웹 UI에서 파일을 업로드하여 프린트 가능.

게스트 프린트 기능으로 출력 제한
도서관과 같이 불특정 다수가 모이는 장소에서 대금을 지불한 사람만 출력을 허가하는 '게스트 프린트 ' 기능이 있습니다.
* 게스트 프린트는 Entry Edition의 경우 옵션이며, Enterprise Edition의 경우 기본 지원됩니다.
주요 기능
  • 프린트 서버 관리
  • 직접 프린트
  • 온디맨드 프린트*
  • 게스트 프린트*
  • 액세스 프로필 및 프린트 규칙
  • 이벤트 알림 
  • 프린트 작업의 속성 변경

* Entry Edition의 경우 옵션입니다.

 

모바일 환경 제공/모바일 기기에서의 입출력도 철저히 관리

강력한 보안 속에서 누리는 편리함*
ApeosWare Management Suite 2를 통해, 등록한 사용자 정보와 액세스 프로필을 사용하여 스마트폰, 태블릿 기기에서의 입출력도 철저히 관리할 수 있습니다. 

모바일 기기로 프린트 비용 관리


웹이나 이메일을 통한 출력*
웹 브라우저에 파일을 업로드하여 출력하거나, 지정된 이메일 주소로 보낸 이메일의 본문, 첨부 파일을 출력할 수 있습니다.

인터넷을 통한 출력 지원*
Mobile Server 분리로 인터넷을 통한 모바일 출력이 가능해졌습니다.
중요: 사용자가 11명 이상인 경우, 별도의 사용자 라이선스를 구입해야 합니다.
* Entry Edition의 경우 옵션입니다.

주요 기능
  • 프린트 작업 전송
  • 온디맨드 프린트 조작*1
  • 스캐너(이메일 전송)
  • 모바일 기기와 복합기를 연결
  • 문서 관리 서비스와 연결*2
  • 비용 관리*1

*1: Entry Edition의 경우 옵션입니다.
*2: DocuShare, OneDrive, Microsoft SharePoint Server, Salesforce®, RightFax, Intelledox Infiniti는 옵션으로 지원됩니다.

 

비용 관리/출력 비용을 프로젝트 단위로 관리

“고객에게 출력에 사용된 비용도 청구하고 싶은데 프로젝트별로 비용을 산출할 방법이 없네...”

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프로젝트 단위로 비용 산출*
예를 들어 법률 사무소, 건축 사무소와 같이 동시에 여러 프로젝트를 진행하는 회사에서 미리 프로젝트별로 계정을 등록해 두면, 출력 작업 시 프로젝트를 선택하여출력함으로써 집계 결과를 바탕으로 한 비용 산출이 가능합니다.

프로젝트별로 비용 산출

* Entry Edition은 옵션입니다.

“출력에 할당된 예산을 철저히 관리하고 싶은데...”

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'출력 가능 매수'를 설정하여 컨트롤*
계정별로 출력 가능 매수를 설정하여 출력 비용을 컨트롤할 수 있습니다. 출력 가능 매수가 남은 경우, 다음 달로 이월하거나 매수가 부족한 계정에 넘겨주는 등 유연한 운용이 가능합니다.

출력 가능 매수 를 설정하여 컨트롤

* Entry Edition은 옵션입니다.

주요 기능
  • 계정 관리
  • 요금 체계 확립
  • 보충 스케줄 설정
  • 계정별 집계 보고서

스캔 설정을 문서 관리 서비스와 연결/복합기와 시스템을 유연하게 연결

“스캔할 때 처리 방법과 전송 위치를 설정할 수는 없나...”

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일관된 조작, 간편한 로그인
다양한 문서 관리 서비스에 액세스해도 조작 화면은 항상 동일하므로, 헤매지 않고 조작할 수 있습니다. 사용자 ID와 암호를 미리 등록해 두면, 문서 관리 서비스에 로그인할 때마다 입력해야 하는 번거로움을 덜 수 있습니다.

조작 패널에서 간단하게 설정
스캔한 문서를 처리하여 배포하는 간단 플로 기능이 제공되어, 스캔 문서를 이메일에 첨부하여 전송하거나, 네트워크상의 공유 폴더에 저장할 수 있습니다.

기기 조작 패널에서 간단하게 플로 설정

 
클라우드상의 문서도 입출력 가능
예를 들면, 클라우드 서비스에 저장된 문서를 복합기의 조작 패널에서 액세스하여 출력할 수 있습니다.
중요: SMB, FTP, Email, Google DriveTM 는 기본 지원되며. DocuShare, OneDrive, Microsoft SharePoint Server, Salesforce®, RightFax, Intelledox Infiniti 는 옵션으로 지원됩니다.
주요 기능
  • 이미지 처리
  • 스캔 설정
  • 스캔 문서 이메일로 전송
  • 문서 관리 서비스와 연결
  • 저장된 문서 프린트
  • 이메일 알림
  • 비용 관리*1

* Entry Edition의 경우 옵션입니다.

 

플로를 통한 문서 배포 (옵션) /종이로 출력 없이 자동 문서 배포

“매일 오는 팩스 그리고 스캔 문서. 대량의 문서를 수작업으로 처리하긴 힘든데...”

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사전 설정을 통해 조작 표준화
다양한 프로세스를 플로(규칙)으로 설정할 수 있어, 팩스 수신, 스캔을 통해 문서를 가져오기만 하면, 처리, 배포, 출력, 저장에 이르는 일련의 프로세스가 자동으로이루어집니다. 

사전 설정을 통해 조작 표준화


OCR, 노이즈 제거도 가능
문서 가져오기와 함께, 형식 변환, OCR 처리도 자동으로 가능합니다. OCR 처리를 통해 추출한 문자열을 바탕으로 전송 위치를 할당하는 고도의 처리를 표준화할수 있습니다.
주요 기능
  • 문서 가져오기
  • 데이터 처리 ( 문서명, QR 코드 인식*, 속성 매핑, 서식 분석* 등)
  • 문서 배포 (자동 배분, 다중 전송, 서식 분석 결과 출력* 등)
  • 오류 알림

* 추가 옵션 기능입니다.

Entry Edition과 Enterprise Edition 이용 가능/고객의 용도에 맞춰 선택

두 가지 버전 중 선택 가능
ApeosWare Management Suite 2는 입문용 'Entry Edition'과 온디맨드 프린트와 비용 관리 기능이 기본 탑재된 'Enterprise Edition' 이렇게 두 가지 버전이 준비되어 있으며, 필요한 기능을 옵션으로 추가하여 이용할 수 있습니다. 

 

데이터 처리량은 PC 사양에 맞춰 컨트롤 가능
Entry Edition과 Enterprise Edition 둘 모두, 서버 사양에 맞춰 시스템이 처리하는 데이터의 양을 컨트롤할 수 있습니다.


*1: 추가 옵션 기능입니다.
*2: 사용자가 11명 이상인 경우, 별도의 사용자 라이선스를 구입해야 합니다.

 

IT 니즈에 부응하는 유연한 시스템 구성/고객의 니즈에 맞춰 구성

'올인원*1', '다중화*2', '분산화*1' 구성 지원
ApeosWare Management Suite 2에서는 고객의 IT 니즈에 맞춘 시스템 구성이 가능합니다. 올인원 구성 시 한 대의 서버에 고도의 기능을 집약할 수 있어, 최소한의 투자로 문서 입출력과 관련된 다양한 과제를 해결할 수 있습니다. 또한, Enterprise Edition은 다중화와 분산화 구성을 지원하여, 높은 수준의 시스템 요건을 충족합니다.


서버 구성의 예

*1: Entry Edition 또는 Enterprise Edition
*2: Enterprise Edition만 가능

 

고객의 환경에 유연하게 대응하는 시스템 구성
ApeosWare Management Suite 2는 복합기, 프린터 등 네트워크상의 장비와 그 장비 사용자를 관리하며, 인증, 출력, 로그 수집, 문서 배포를 종합적으로 수행하는 소프트웨어입니다.

 

고객의 환경에 유연하게 대응하는 시스템 구성

ApeosWare Management Suite 2 서버: 주요 기능

  • 장비 관리
  • 사용자 관리
  • 비용 관리
  • 프린트 관리
  • 스캔 설정을 문서 관리 서비스와 연결
  • 모바일 기기 조작
  • 집계 보고서 생성
  • 작업 로그 관리
  • 서버 모니터링
  • 플로를 통한 문서 배포
  • 소프트웨어 업데이트

주요 사양

ApeosWare Management Suite 2 Operating Environment

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지원 모델

ApeosWare Management Suite 2 Support Model

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제품 카탈로그

ApeosWare Management Suite 2

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제품 문의

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